一篇有效的MEMO怎么写？备忘录格式、写作技巧及范文
作为一位成功的商人，你必须学会与员工清晰及时地沟通，而备忘录的写作是有效运营业务的关键。业务备忘录可以帮助员工或客户了解具体情况或解决正在进行的问题，可能需要涉及政策变化或价格上涨，或是说服员工采取行动，如参加会议或改变工作方式等。不论备忘录的目的是什么，最佳效果是将你自己的目的与读者的兴趣联系起来。即使备忘录只是老师布置的作业，也应认真对待备忘录的写作。
备忘录是一种常见的商业沟通工具，它可以清晰地传达信息，提供指示和解决问题。在撰写备忘录时，应注意格式和结构。备忘录通常包括标题、日期、收件人、发件人、主体和附件等部分。在主体部分，要简洁明了地描述问题和解决方案，并提供明确的指示。在附件部分，可以提供更详细的信息或支持文件。备忘录应该使用简单、明了的语言，避免使用过于专业的术语和缩写，以确保所有读者都能理解。
在写备忘录时，需要注意以下几点：首先，要明确备忘录的目的和受众，以确保备忘录的内容与读者的兴趣相关。其次，要使用简洁明了的语言，不要过于复杂或专业化。第三，要在标题和主体中提供清晰明了的信息，以便读者快速了解备忘录的内容。最后，要检查拼写和语法错误，并确保备忘录格式正确。
文章目录
Memo什么意思? 其定义和目的
Memo的基本结构是什么？
正确的memo格式
备忘录怎么写: 有效的memo写作技巧
Memo范文供你们参考
Memo什么意思? 其定义和目的
备忘录，即memorandum或memo，通常是商业中用于内部交流的，传递信息的短文档。备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。它们不像普通商务信函那样正式，但它应该保持专业、简洁的风格。通常，业务备忘录的目的是双重的：确定问题和提出解决方案。其他时候，备忘录也可能提供或要求事实性信息。
业务备忘录是为那些需要快速、轻松地获取必要信息的繁忙读者而设计的。备忘录的主要目的是传达信息，但有时也会包含劝说或号召行动的内容。在所有组织中，都存在非正式和正式的沟通网络。组织内非官方、非正式的交流网络通常被称为小道消息，其特点通常是谣言、闲言闲语和含沙射影。在小道消息中，一个人可能会听到某个同事即将被解雇的消息，并开始四处传播。谣言从一个人传到另一个人，变得面目全非，最终可能会被传言为某个部门即将关闭，完全颠覆了消息的真实含义。
那么解决非正式、非官方的猜测的一个有效方法，就是向所有员工清楚地说明某个特定问题的情况。如果预算削减是一个担忧，那么发送一份备忘录，解释即将到来的变化是明智的。如果公司希望员工采取行动，他们也可以发布备忘录。例如，2009年2月13日，松下公司的高层发布了一项声明，要求所有员工至少购买价值1600美元的松下产品。公司总裁指出，如果每个人都支持公司购买他们的产品，所有人都会从中获益。
Memo的基本结构是什么？
一份好的备忘录可以组织信息以方便读者理解，并以最有效的方式达到作者的目的。一个完整的备忘录包含六个部分：
1. 信头
每个备忘录信头都遵循相同的基本格式：
TO：接收者的姓名和职位名称
cc：列出其他收到副本的人
FROM：发送者的姓名和职位名称
DATE：年、月、日
SUBJECT：备忘录的主题（简短且明确）
2. 开头
备忘录的开头句子或段落应该提供问题的上下文、建议的任务和备忘录的目的。上下文是解决问题的事件、情况或背景。这个描述应该清晰直接，只提供读者需要的信息。例如，“清洁公司抱怨说清洁我们的地板花费太长时间……”
任务描述了你为解决问题所做的工作。如果你的读者要求你采取行动，你可以这样说，“你让我研究……”
目的陈述解释了你为什么要写备忘录，并引出了备忘录的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。例如，“本备忘录描述了我对清洁公司抱怨的理解，提出了几种解决方案，并提供了我自己的建议来解决问题。”
为了让读者更容易跟上信息的结构，如果备忘录太长，可以加上部分标题。这样可以把最重要的信息传达给读者，而不需要详细描述每一个问题。
3. 总结
等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。
4. 讨论的段落
在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中，你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。
5. 结尾
再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这
样写：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting…
或者: Should you need more information, I’ll be glad to…。
6. 附件
提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。
正确的memo格式
在与同事和其他内部利益相关者进行备忘录沟通时，使用适当的格式非常重要。正确理解备忘录的格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。备忘录的类型取决于信息的目的，可以用来询问信息、请求确认或号召行动，也可以用来提供进度报告等。
备忘录的写作结构已经在上面讨论过了，但是在写作格式方面也需要注意。备忘录信头可以采用单倍行距或双倍行距，通常使用大写字母。信头项目的顺序可以按照自己组织的风格偏好进行调整。如果没有特别要求，双倍行距的顺序是最常见的。
备忘录的文本通常使用单倍行距，段落之间有额外的空间，新段落没有缩进。但是，如果使用备忘录格式的报告长达几页，可以使用双倍行距来提高可读性。
备忘录怎么写：有效的memo写作技巧
如果你想要让你的备忘录更专业更有效，那么可以利用一下的写作技巧。
读者的接受度
在准备备忘录时，一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写，组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发，那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。
专业、正式的语气
备忘录通常也是公告，发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求，但公告本身是线性的，从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位，因为它经常反映组织的政策或程序，比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。
强调主题
主题通常在主题行中声明，应该清楚简明。例如，如果备忘录是宣布庆祝某个节日，具体的节日应该在主题行中明确写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。
直接的格式
一些书面商务交流需要在直接和间接格式之间选择，但备忘录应该是直接的。其目的已明确宣布。
客观性原则
备忘录是一个只展示事实的地方，应该用一个客观的态度和语气，不能带有个人的偏见、偏好或兴趣，避免个人主观性。
不要列出太多的理由
在备忘录中，解释你为什么想要完成某事是必要的，但不要做过头。一位专家警告说，读者一次大概只能理解不超过六七个原因。如果你必须引用更多的原因，你可以在附件中体现。这样，基本的备忘录信息就不会在大量的细节中迷失。
附加相关数据和文件
可以在备忘录里添加相关数据和文件，以便读者详细阅读，了解更多的信息。比如，你想组织所有员工填写一份新的调查问卷，备忘录中要说明调查的目的，以及调查结果将会对他们产生什么影响，然后可以声明相关的表单已附加。
仔细校对
任何打字错误、拼写错误或其他错误都会削弱备忘录的目的（以及你的可信度）。慢慢地、仔细地校对，也可以大声朗读你的备忘录，或者在发送之前让同事也给你看一遍，确保准确无误。
Memo范文供你们参考
如果你需要将正式的内部业务通知你的员工，这里有一个易于遵循的业务备忘录模板，以及一些示例以供进一步指导。
标题应该清楚地标明“备忘录”，让读者清楚知道他们收到了什么样的信函。信头部分应该包括备忘录的时间、接收者、发送者和主题。例如，“2018年10月23日，全体员工收到来自产品开发部门主管杰克的备忘录，主题是某产品的发布推迟”。
第一段（开头）应该快速、清晰地说明备忘录的目的。例如，“通过本备忘录通知全体员工，由于顾客反馈和目前的测试结果，我们不得不将原定于11月15日发布的某产品的发布时间推迟至2019年某月某日。”
第二段（讨论段落）应该详细说明推迟产品发布时间的计划。例如，“产品研发部门坚信，在推迟期间，通过附加的测试会让我们的产品更安全、更完美，并在未来提供优惠促销。”
第三段（讨论段落）应该说明推迟产品发布时间带来的影响以及对策。例如，“产品的推迟发布还会影响到该产品配额的销售代表。为了减少不良影响，公司也会采取一些相应的措施。”
第四段（结尾）应该希望全体员工能够对此事抱有客观和乐观的态度。例如，“我们希望全体员工能够对此事保持客观和乐观的态度，相信一切都会往好的方向发展。”
写作一份有效且专业的备忘录对于保证公司内部工作的顺利进行来说是非常必要的。备忘录的质量往往反映出你的个性和职业素养。混乱的备忘录会给你的职业发展带来不良影响。在商业领域中，沟通技巧是最重要的，往往比财务、营销和技术知识更加重要。了解备忘录的格式、结构和写作目的是写好备忘录的关键。如果你希望写出专业的备忘录，阅读一些优秀的范文并掌握写作技巧是非常必要的。
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